Logi zgód cookie - Twój dowód na wypadek kontroli UODO

Klient klika "Akceptuję" na Twoim banerze - ale czy potrafisz to udowodnić? Gdyby zapukał UODO, samo istnienie okienka niczego nie potwierdza. Dowodem jest log zgody. Wyjaśniamy, czym jest, dlaczego baner bez zapisu Cię nie chroni i co taki log powinien zawierać.

Czym jest log zgody?

Log zgody to zapis każdej decyzji o cookies, utrwalony w chwili jej podjęcia. Gdy ktoś kliknie "Akceptuję wszystkie", "Tylko niezbędne" albo zmieni ustawienia, system zapisuje ten fakt z datą, godziną i zakresem zgody. To dowód, że zgoda padła i jak brzmiała - przypisany do identyfikatora decyzji lub sesji, a nie do ustalonej tożsamości osoby (logi zgód opierają się na anonimowych identyfikatorach, zgodnie z zasadą minimalizacji danych).

Jeśli dopiero wchodzisz w temat, zacznij od artykułu o cookies a RODO w sklepie - log zgody jest praktycznym dopełnieniem tych zasad.

Dlaczego baner bez zapisu Cię nie chroni?

RODO w art. 7 ust. 1 wprost wymaga, żeby administrator (właściciel strony) potrafił wykazać, że użytkownik wyraził zgodę. To konkretny obowiązek, nie tylko ogólna zasada rozliczalności.

Baner, który tylko wyświetla pytanie i nigdzie nie zapisuje odpowiedzi, tego nie spełnia. W razie kontroli albo skargi nie pokażesz, czy dany użytkownik kliknął "Akceptuję", czy "Odrzuć", ani kiedy. Z punktu widzenia urzędu brak dowodu działa na Twoją niekorzyść.

Co powinien zawierać prawidłowy log zgody?

• Datę i godzinę wyrażenia (lub wycofania) zgody,
• Zakres zgody - na które kategorie (analityka, marketing) użytkownik się zgodził, a które odrzucił,
• Wersję treści/banera, którą widział w chwili decyzji (treść zgód bywa aktualizowana),
• Identyfikator decyzji lub sesji, bez zbierania nadmiaru danych osobowych,
• Fakt i datę wycofania zgody, jeśli użytkownik zmienił zdanie.

Log ma dowodzić zgody, a nie śledzić ludzi - dobry system zapisuje minimum potrzebne do wykazania zgodności.

Jak długo przechowywać logi?

Kieruj się zasadą ograniczenia przechowywania. W praktyce: log trzymasz przez czas obowiązywania zgody oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń i postępowań (w Polsce orientacyjnie 3 lata dla roszczeń cywilnych). Warto wiedzieć, że same zgody na cookies zwykle "starzeją się" po 6-12 miesiącach i wtedy baner powinien zapytać ponownie. Unikaj bezterminowego przechowywania bez uzasadnienia.

Co pokazać podczas kontroli UODO?

• jak wygląda i działa baner (opcje akceptacji i odrzucenia),
• rejestr zgód z datami i zakresem decyzji,
• zapis wycofań zgody,
• dowód, że cookies inne niż niezbędne nie uruchamiają się przed zgodą.

Dla porządku - co grozi za brak zgodności: UODO może nałożyć kary administracyjne (górny próg RODO to 20 mln euro lub 4% obrotu, w praktyce dla mniejszych firm znacznie mniej). Logi nie gwarantują wyniku kontroli, ale pozwalają wykazać zgodność konkretnymi danymi zamiast tłumaczyć się z pamięci.

Podsumowanie

• Log zgody to dowód: jaki identyfikator, kiedy i na co wyraził zgodę.
• Art. 7 ust. 1 RODO wymaga, byś potrafił wykazać zgodę - baner bez zapisu tego nie robi.
• Dobry log: data, zakres, wersja treści, identyfikator i zapis wycofania - bez nadmiaru danych.
• Przechowuj przez okres zgody + przedawnienie roszczeń; nie bezterminowo.

Chcesz sprawdzić, czy Twój baner cokolwiek zapisuje? Zostaw dane - odezwiemy się w 24h.